Hoe Meander MC samen met Meditain succesvol Ultimo inzet in verschillende afdelingen

Bij het Meander Medisch Centrum wordt Ultimo organisatiebreed gedragen en ingezet door meerdere afdelingen. Het volledige facilitaire bedrijf: van Algemene Techniek en Medische Technologie tot Logistiek, Apotheek, Laboratorium, Contractbeheer, Servicedesk en Beveiliging werken in de backoffice van Ultimo. Dit is dus niet alleen een grote groep medewerkers, maar ook een belangrijke uitdaging: hoe zorg je ervoor dat het platform blijft aansluiten op uiteenlopende wensen en processen van al deze afdelingen? 

Jarenlange samenwerking 

We nemen je graag mee in onze samenwerking die al even terug gaat. Sinds de introductie van Ultimo 8 werkt Meander samen met ons aan het beheer en de doorontwikkeling van het platform. Wat begon als ondersteuning rondom technische en functionele vraagstukken is uitgegroeid tot een langdurige samenwerking waarin onze uitgebreide kennis van Ultimo, ziekenhuisprocessen, medische technologie en verandermanagement samenkomen. Inmiddels ondersteunen we Meander structureel meerdere dagen per jaar op locatie met de doorontwikkeling van Ultimo. In het verleden hebben we ook ondersteuning geleverd met een van onze biomedisch technologen die tijdelijk meedraaide op de afdeling Medische Technologie.  

Meditain is goed bereikbaar, staat open voor vragen, denkt mee. Het Meander heeft zoals elk ziekenhuis een andere werkwijze dan de zogenaamde standaard. Je moet dus continu zoeken hoe je Ultimo het beste in kan zetten aansluitend bij de cultuur en werkwijze van het ziekenhuis. Meditain is een kei in in het vertalen ervan.

Floris Verhijde - Applicatiebeheerder

Samenwerken op locatie 

Wat je vaak ziet is dat leveranciers en partners zogenaamd serieel samenwerken: er wordt een ticket aangemaakt, het vraagstuk wordt geïnterpreteerd, de oplossing wordt uitgewerkt en daarna volgt een terugkoppeling naar de klant.  

Wij kiezen bewust voor een andere aanpak. Het Meander verzamelt vooraf meldingen, vragen en verbetervoorstellen vanuit de organisatie. Tijdens onze dag op locatie werken we vervolgens samen met applicatiebeheer en (eind)gebruikers direct op de werkvloer. 

Door processen ter plaatse te bekijken en in gesprek te gaan met de gebruikers die dagelijks met Ultimo werken, ontstaat snel inzicht in de achterliggende behoefte bij vragen en specifieke vereisten. Sommige onderwerpen vragen om een functionele aanpassing in Ultimo, terwijl andere kunnen worden opgelost met een kleine optimalisatie van werkwijzen of extra uitleg aan gebruikers. Veel vraagstukken kunnen daardoor dezelfde dag nog verder worden uitgewerkt of zelfs ter plekke worden opgelost. 

Deze werkwijze levert niet alleen sneller resultaat op, maar zorgt er ook voor dat verbeteringen beter aansluiten op de dagelijkse praktijk. Bovendien voelen gebruikers zich actief betrokken bij veranderingen, omdat zij direct kunnen meedenken over oplossingen. De combinatie van persoonlijk contact, korte lijnen en kennis van zowel Ultimo als de ziekenhuispraktijk maakt deze aanpak volgens Meander bijzonder waardevol. 

Floris geeft daarnaast aan dat Dirk, onze Partner Manager, veel kennis heeft van het programma doordat hij in veel ziekenhuizen komt. Ultimo leeft binnen de organisatie en hij ervaart het als een programma dat open staat voor de mensen en wat mensen ook echt gebruiken. Alleen bij spoed storingen worden momenteel nog doorgebeld, voor al het andere plaatsen medewerkers hun melding allemaal zelf in Ultimo. 

De samenwerking tussen Meander en Meditain laat zien dat Ultimo veel meer kan zijn dan een ondersteunend systeem voor één afdeling. Door techniek, processen en gebruikers samen te brengen ontstaat een platform dat organisatiebreed waarde toevoegt en blijft meegroeien met de behoeften van het ziekenhuis.